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Un bureau rangé tout le temps, est-ce possible ? Ordonner son bureau, c’est un peu comme ranger sa cuisine ! Lorsqu’on cuisine, on sort plein d’ingrédients, le livre de recettes, de la vaisselle, …Idem lorsqu’on travaille : on peut avoir à gagner plusieurs papiers, des fournitures de bureau, … Cela ne signifie pas pour autant avoir un bureau en désordre. L’important est de correctement aménager le tout quand le travail est terminée. Mais pour cela, il faut passer par quelques phases au préalable pour bien que le rangement se fasse facilement. Pour faire du tri, on peut se baser sur les durées légales minimales de conservation. Il est en effet futile de garder des documents qui ne serviront jamais ( excepté les souvenirs qui sont à parler à part ).
Parce que c’est le document qui servira de référence au livre de compte de l’état civil, l’acte d’arrivée sur terre est conçu en utilisant de plusieurs personnes différentes qui remplissent deux papiers distincts. D’abord, le médecin ou la sage-femme présents à la naissance répondent à ce qu’on nomme le constat de naissance. Celui-ci contient le lieu, la date et l’heure de la naissance de votre enfant en plus de son sexe. Il contient aussi le prénom et le nom de famille de la mère, son lieu d’arrivée sur terre et son adresse. Finalement, le constat d’arrivée sur terre a le nom et l’adresse de l’hôpital où l’enfant est né. Ce constat est imprimé en deux exemplaires, le premier est envoyé au directeur de l’état civil, le deuxième est remis aux parents en même temps que le formulaire de déclaration d’arrivée sur terre.
Les services de Cloud comme Dropbox, Google Drive ou Box sont pratiques, mais vous ne pensez pas forcément à mettre tous vos documents dans le Cloud. Alors le jour où votre ordinateur va rendre l’âme, vous vous rappelerez tristement de cette photographie inoubliable dont vous avez laissé le seul parfaite sur le bureau de la défunte machine. Avec un petit tool comme MacDropAny ( sur Mac ) ou DropboxFolderSync ( sur Windows ), vous allez pouvoir demander à stocker dans le cloud, une copie de vos dossiers « Mes Documents », de votre bureau, de vos téléchargements, etc. Tout ces dossiers que vous ne synchronisez généralement pas avec Dropbox mais possèdent des dossiers importants.
Quand on évoque la thématique du rangement de maison, les premières tâches à faire viennent avec spontaneité à l’esprit : on voit à se enlever de ce qui ne va plus dans la garde-robe, à trier la vaisselle et à négocier ou donner ce qui n’est plus employé ou bien encore à mettre un peu d’ordre dans la bibliothèque. En revanche, le tri des dossiers administratifs est moins souvent évoqué. Pourtant, il s’agit d’un travail nécessaire et obligatoire. Comment ne pas être noyé sous les papiers ? Quelles sont les pièces à garder absolument ? Voici différentes informations avantageuses pour toute personne cherchant à mettre de l’ordre dans son bureau !
Le secret pour ne pas être débordé, c’est de ne pas placer en ligne. L’action de sortir la pochette, dénicher la bonne place pour le document, le mettre de coté puis ranger la pochette est quelque chose de long, sans aucune valeur ajoutée pour votre et à la longue maussade. Non, le secret, c’est de procrastiner. Bon, une procrastination organisée…La meilleure organisation possible est d’avoir un scanner et une bannette à proximité. Scannez chaque document important ( facture, contrat, etc ) et posez dans votre bannette ( dans l’idéal à plusieurs étages ) les documents de facturation dans la corbeille Comptabilité, les papiers Administratifs dans Administratif, etc…Une fois chaque mois, videz la bannette en rangeant les documents papiers là où ils doivent aller.
Au minimum, chaque jour, quand vous rentrez chez vous, avec votre courrier dans les mains, vous effectuez déjà un 1er tri : vous ouvrez votre courrier et placez ce dernier soit dans la bannette « à traiter », soit dans la bannette « à classer ». Rien de plus déprimant que de passer chaque jour à côté d’une qu’une pile de courriers non ouverts ! Lors de votre séance hebdomadaire, il ne vous reste plus qu’à traiter la première ( pile ) et à classer la deuxième. Et hop ! Facilitez-vous la vie aussi en attribuant un code couleur par grand domaine : vert pour la santé, gris pour la banque, rose pour les petits, à votre convenance… Vous gagnerez du temps.
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